Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Website und der Nutzung von ActiGO! ist:

Sascha Joost-Menkens
Wilhelm-Busch-Weg 66
27777 Ganderkesee
Deutschland
Telefon: 0170 5423 164
E-Mail: webmaster@actigo-app.de

ActiGO! ist eine Marke von Sascha Joost-Menkens.

ActiGO! wird auf Servern der Hetzner Online GmbH betrieben, mit Serverstandort in Nürnberg, Deutschland. Hetzner verarbeitet dabei technische Verbindungsdaten (u. a. IP-Adresse, Zugriffszeitpunkt, technische Protokolldaten) in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter, um den Betrieb, die Sicherheit und die Auslieferung von ActiGO! zu ermöglichen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.

Welche Daten verarbeitet werden, hängt davon ab, ob du lediglich die Website besuchst oder ActiGO! als Nutzer verwendest.

Beim Aufruf der ActiGO!-Website können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden, die für den Betrieb, die Sicherheit und die Auslieferung der Website erforderlich sind. Dazu können insbesondere gehören: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, verwendeter Browser, verwendetes Betriebssystem, technische Informationen zur Verbindung, Referrer-Informationen, technische Protokolldaten zur Gewährleistung des sicheren Betriebs.

Diese Daten werden insbesondere verarbeitet, um die Website technisch bereitzustellen, die Sicherheit des Systems zu gewährleisten und Fehler zu erkennen. ActiGO! setzt derzeit keinen Webanalyse- oder Statistikdienst und keine Werbe- oder Trackingdienste ein.

ActiGO! verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare technische Speichermechanismen — konkret ein Sitzungscookie, das deine Anmeldung aufrechterhält, und ein Cookie zum CSRF-Schutz, das Formulare vor missbräuchlichen Anfragen fremder Webseiten schützt. Diese technischen Speichermechanismen dienen nicht dazu, dein Verhalten zu Werbe- oder Analysezwecken zu verfolgen.

Wenn du ein ActiGO!-Nutzerkonto anlegst, verarbeitet ActiGO! die Daten, die für die Einrichtung und Nutzung deines Kontos erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere: Name, E-Mail-Adresse, Passwort bzw. der daraus erzeugte Passwort-Hash, Anschrift, Land, deine persönlichen Einstellungen.

Die Anschrift ist bei der Registrierung ein Pflichtfeld. Sie wird bereits jetzt erhoben, damit sie im Fall einer künftigen Rechnungsstellung zur Verfügung steht.

Freiwillig kannst du weitere Angaben hinterlegen, beispielsweise: Unternehmen, Telefonnummer, Position.

Die Verarbeitung erfolgt, um dein Nutzerkonto bereitzustellen, die Nutzung von ActiGO! zu ermöglichen und – soweit relevant – vertragliche bzw. vorvertragliche Pflichten zu erfüllen.

ActiGO! ist ein Werkzeug für Führungsarbeit. Deshalb können innerhalb der Anwendung unterschiedliche personenbezogene Daten eingegeben und verarbeitet werden, insbesondere: Aufgaben und Aufgabentexte, Aufgabenbeschreibungen, Fristen, Wiedervorlagen, Check-ins, Fortschrittsnotizen, Gesprächsnotizen, Vereinbarungen, Termine, Updates, Mitarbeiterdaten sowie weitere Namen oder personenbezogene Angaben, die innerhalb von Texten eingegeben werden.

ActiGO! verarbeitet diese Daten, damit die entsprechenden Funktionen der Anwendung bereitgestellt werden können.

ActiGO! ermöglicht es Nutzern, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Teil ihres Führungs- und Arbeitskontexts zu hinterlegen. Dabei können insbesondere gespeichert werden: Name, Position, Team, Gesprächsrhythmus, Aufgaben und deren Status, Wiedervorlagen, Check-ins, Gesprächsinhalte und Vereinbarungen, Fortschrittsinformationen sowie weitere Angaben, die der Nutzer innerhalb von ActiGO! eingibt.

ActiGO! ist dabei kein Personalverwaltungssystem. Es werden insbesondere keine Funktionen zur Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Bewerberverwaltung, Leistungsbewertung oder automatisierten Mitarbeiterbewertung angeboten. Die in ActiGO! sichtbare Anzahl offener Aufgaben ist eine Arbeits- und Organisationsinformation und keine Leistungsbewertung.

Die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit kann davon abhängen, wie ActiGO! genutzt wird. Wenn du ActiGO! selbst als persönliche Führungskraft für deine eigene Organisation und deine eigenen Arbeitsabläufe nutzt, bist du hinsichtlich der von dir eingegebenen Mitarbeiterdaten grundsätzlich selbst für deren rechtmäßige Verarbeitung verantwortlich. Das ist heute die einzige Nutzungsform von ActiGO!.

Wenn ActiGO! künftig von einem Unternehmen als Dienstleistung eingesetzt wird und Mitarbeiterdaten im Auftrag dieses Unternehmens verarbeitet werden, kann das Unternehmen hinsichtlich dieser Daten der datenschutzrechtlich Verantwortliche sein und ActiGO! als Auftragsverarbeiter tätig werden. In diesem Fall können zusätzliche vertragliche und datenschutzrechtliche Anforderungen, insbesondere nach Art. 28 DSGVO, gelten. Die konkrete Rollenverteilung richtet sich nach der tatsächlichen Nutzung und vertraglichen Ausgestaltung.

ActiGO! ermöglicht es, Gesprächsinhalte, Vereinbarungen, Fortschrittsnotizen und andere Führungsinformationen zu dokumentieren. Solche Inhalte können personenbezogene Daten enthalten. Für die Eingabe dieser Informationen ist der jeweilige Nutzer bzw. – bei einer betrieblichen Nutzung – das jeweils verantwortliche Unternehmen verantwortlich.

Bitte gib nur solche personenbezogenen Daten ein, deren Verarbeitung für den jeweiligen Zweck erforderlich und zulässig ist. Insbesondere sollten keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten eingegeben werden, sofern dies für die Nutzung von ActiGO! nicht erforderlich und rechtlich zulässig ist.

ActiGO! protokolliert bestimmte Änderungen, damit nachvollziehbar bleibt, wann und wie sich ein Thema oder Datensatz verändert hat. Dabei können insbesondere gespeichert werden: Zeitpunkt einer Änderung, Art der Änderung, betroffener Datensatz, vorheriger bzw. neuer Zustand, soweit technisch erforderlich. Diese Informationen dienen insbesondere der Nachvollziehbarkeit und Sicherheit der Anwendung.

ActiGO! ist darauf ausgelegt, personenbezogene Daten grundsätzlich innerhalb der Anwendung zu halten. Es gibt jedoch drei Funktionen, bei denen Daten bewusst aus ActiGO! herausgegeben oder an ein anderes System übermittelt werden können.

Über die Exportfunktion können Daten aus ActiGO! als CSV-Datei exportiert werden. Der Export kann – abhängig von der gewählten Ansicht und den gesetzten Filtern – beispielsweise Mitarbeiternamen, Teams, Aufgabentexte, Aufgabenstatus und weitere in der jeweiligen Übersicht enthaltene Daten umfassen. Nach dem Export entscheidet der Nutzer selbst, wo die Datei gespeichert oder an wen sie weitergegeben wird. Für die weitere Verarbeitung der exportierten Daten außerhalb von ActiGO! ist der jeweilige Nutzer bzw. das verantwortliche Unternehmen verantwortlich.

ActiGO! kann Kalenderdaten aus externen Kalenderquellen einlesen und eigene Kalenderinformationen bereitstellen. Beim Einlesen externer Kalender kann je Kalenderquelle festgelegt werden, dass ausschließlich Belegtzeiten übernommen werden – in diesem Fall werden die Inhalte der entsprechenden Termine nicht in ActiGO! übernommen. Der von ActiGO! bereitgestellte Kalender kann insbesondere Aufgabentitel und andere für die Kalenderdarstellung erforderliche Informationen enthalten. Wer Zugriff auf die entsprechende Kalenderadresse erhält, kann die darin enthaltenen Informationen einsehen. Die Kalenderadresse sollte deshalb vertraulich behandelt und nicht an unberechtigte Personen weitergegeben werden.

ActiGO! kann auf Wunsch automatisch eine Vorbereitungsmail für einen bevorstehenden Check-in versenden. Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert und muss vom Nutzer ausdrücklich aktiviert werden. Wenn sie aktiviert ist, kann die E-Mail insbesondere Informationen aus dem letzten Gespräch, Gesprächsnotizen, offene Aufgaben, Aufgabeninformationen und Notizen sowie offene Vereinbarungen enthalten. Die E-Mail wird an die im Nutzerkonto hinterlegte E-Mail-Adresse versendet. Mit dem Versand befinden sich die darin enthaltenen Informationen auch außerhalb der ActiGO!-Anwendung, insbesondere im E-Mail-Postfach des Nutzers. Der Nutzer kann die Funktion jederzeit deaktivieren.

ActiGO! übermittelt die innerhalb der Anwendung gespeicherten Inhalte derzeit nicht an einen KI-Dienst zur Verarbeitung. ActiGO! verwendet derzeit keine personenbezogenen Daten für personalisierte Werbung und keinen externen Webanalyse- oder Statistikdienst.

Die Daten von ActiGO! werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert (siehe Abschnitt 2, Webhosting). Die Übertragung zwischen deinem Browser und ActiGO! erfolgt verschlüsselt. ActiGO! verfügt außerdem über eine regelmäßige, automatisierte Datensicherung. Der Zugriff auf die Daten ist technisch so gestaltet, dass ein Nutzer ausschließlich auf seine eigenen Daten zugreifen kann.

ActiGO! setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Zerstörung zu schützen. Dazu gehören insbesondere: verschlüsselte Verbindung zwischen Browser und Server, Zugriffsschutz für Nutzerkonten, getrennte Verarbeitung der Daten unterschiedlicher Nutzer, technische Prüfungen der Zugriffstrennung, regelmäßige Datensicherungen. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen werden entsprechend der Weiterentwicklung von ActiGO! angepasst.

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Von dir innerhalb von ActiGO! angelegte Inhalte bleiben grundsätzlich gespeichert, bis du sie löschst oder dein Nutzerkonto gelöscht wird, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere rechtliche Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Einzelne Aufgaben, Gespräche und Mitarbeiterdatensätze können innerhalb von ActiGO! gelöscht werden. Beim Löschen eines Mitarbeiters werden die mit diesem Mitarbeiter verbundenen Aufgaben, Gespräche und historischen Informationen ebenfalls gelöscht. Aus Gründen der technischen Nachvollziehbarkeit verbleibt ein anonymisierter Hinweis, dass ein Datensatz gelöscht wurde.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können dazu führen, dass bestimmte Daten – insbesondere abrechnungs- oder steuerrelevante Daten – länger gespeichert werden müssen.

Du kannst die Löschung deines Nutzerkontos verlangen. Mit der Löschung werden deine personenbezogenen Daten grundsätzlich gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere rechtliche Gründe einer Löschung entgegenstehen. Wenn du eine Löschung oder Auskunft zu deinen Daten wünschst, kannst du dich jederzeit an die oben genannte Kontaktadresse wenden.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt – abhängig vom jeweiligen Verarbeitungsvorgang – insbesondere auf Grundlage von: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen), Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Welche Rechtsgrundlage im konkreten Fall gilt, hängt von der jeweiligen Verarbeitung ab.

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte: Recht auf Auskunft, Recht auf Berichtigung, Recht auf Löschung, Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Recht auf Datenübertragbarkeit, Recht auf Widerspruch (insbesondere gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem du deinen Wohnsitz oder Arbeitsplatz hast oder in dem ein möglicher Verstoß gegen Datenschutzrecht stattgefunden hat.

ActiGO! kann diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die Anwendung, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt der Nutzung veröffentlichte Fassung.